صورتجلسه و جمعبندی جلسه بررسی خطاهای اطلاعات اشتباه بیش از یکبار (صدور ثالث)
نوشته شده توسط علمشاهی افرا در 1405/06/29 20:35
همکاران محترم صدور ثالث
ضمن سلام و خسته نباشید،
در جلسه برگزارشده، موارد اعلامشده در خصوص بررسی کامل سفارش و جلوگیری از تکرار ورود به استیت «اطلاعات اشتباه» به شرح زیر است:
تأکید شد که تمامی اطلاعات و موارد مرتبط با صدور سفارش، از جمله اطلاعات بیمهنامه، مشخصات خودرو، تخفیفات و الحاقیههای موردنیاز، باید بهصورت کامل بررسی و تمامی مغایرتهای قابلشناسایی در همان بررسی اول اعلام شود. اهمیت جلوگیری از ورود مجدد سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه» مورد تأکید قرار گرفت؛ چراکه این موضوع موجب افزایش لود کاری تیمهای درگیر، طولانی شدن فرایند صدور و تأثیر منفی بر تجربه مشتری میشود. انتظار میرود کارشناسان صدور پیش از اعلام ایراد و ارجاع سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه»، تمامی موارد نیازمند اصلاح را بررسی و از اعلام مرحلهای ایرادات و ایجاد رفتوبرگشت مجدد سفارش جلوگیری کنند.
تأکید بر ثبت پیشنویس و درج کد رایانه در راستای کاهش رفتوبرگشت سفارشها به استیت «اطلاعات اشتباه»،
تأکید شد که در تمامی مواردی که امکان ثبت پیشنویس وجود دارد، ثبت پیشنویس و درج کد رایانه مربوطه در کامنت سفارش الزامی است. این اقدام به شناسایی یکجای تمامی مغایرتها و موارد نیازمند اصلاح کمک کرده و از ورود مجدد سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه» جلوگیری میکند.
عدم ثبت پیشنویس و درج کد رایانه، صرفاً در شرایطی که بههیچعنوان امکان ثبت پیشنویس وجود نداشته باشد، قابل توجیه است.
ثبت پیشنویس و درج کد رایانه، بهعنوان یکی از موارد مهم، بهصورت مستمر توسط تیم QA پایش و بررسی خواهد شد.
روند پایش و برخورد با تکرار خطا
با توجه به اولویت سازمان در کاهش تکرار ورود سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه»، مقرر شد این شاخص بهصورت لحظهای و به تفکیک هر کارشناس پایش شود و در صورت مشاهده موارد، فیدبک از طریق ایمیل به کارشناس اعلام گردد.
بر این اساس: ۳ مرتبه دریافت فیدبک: ورود به فرایند PIP
تکرار مجدد پس از PIP: ورود به فرایند Exit
هدف از این روند، کاهش رفتوبرگشت سفارشها، افزایش دقت در بررسی اولیه و جلوگیری از تحمیل لود کاری اضافه به تیمها و تأخیر در صدور بیمهنامه است. لطفاً از این پس، بررسی کامل سفارش، ثبت پیشنویس در تمامی موارد امکانپذیر و درج کد رایانه در کامنت، بهمنظور جلوگیری از ورود مجدد سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه»، مورد توجه جدی قرار گیرد.
با تشکر از همکاری شما
ایجاد شده توسط علمشاهی افرا (1405/06/29 18:43)
همکاران محترم صدور ثالث
ضمن سلام و خسته نباشید،
در جلسه برگزارشده، موارد اعلامشده در خصوص بررسی کامل سفارش و جلوگیری از تکرار ورود به استیت «اطلاعات اشتباه» به شرح زیر است:
تأکید شد که تمامی اطلاعات و موارد مرتبط با صدور سفارش، از جمله اطلاعات بیمهنامه، مشخصات خودرو، تخفیفات و الحاقیههای موردنیاز، باید بهصورت کامل بررسی و تمامی مغایرتهای قابلشناسایی در همان بررسی اول اعلام شود. اهمیت جلوگیری از ورود مجدد سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه» مورد تأکید قرار گرفت؛ چراکه این موضوع موجب افزایش لود کاری تیمهای درگیر، طولانی شدن فرایند صدور و تأثیر منفی بر تجربه مشتری میشود. انتظار میرود کارشناسان صدور پیش از اعلام ایراد و ارجاع سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه»، تمامی موارد نیازمند اصلاح را بررسی و از اعلام مرحلهای ایرادات و ایجاد رفتوبرگشت مجدد سفارش جلوگیری کنند.
تأکید بر ثبت پیشنویس و درج کد رایانه در راستای کاهش رفتوبرگشت سفارشها به استیت «اطلاعات اشتباه»،
تأکید شد که در تمامی مواردی که امکان ثبت پیشنویس وجود دارد، ثبت پیشنویس و درج کد رایانه مربوطه در کامنت سفارش الزامی است. این اقدام به شناسایی یکجای تمامی مغایرتها و موارد نیازمند اصلاح کمک کرده و از ورود مجدد سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه» جلوگیری میکند.
عدم ثبت پیشنویس و درج کد رایانه، صرفاً در شرایطی که بههیچعنوان امکان ثبت پیشنویس وجود نداشته باشد، قابل توجیه است.
ثبت پیشنویس و درج کد رایانه، بهعنوان یکی از موارد مهم، بهصورت مستمر توسط تیم QA پایش و بررسی خواهد شد.
روند پایش و برخورد با تکرار خطا
با توجه به اولویت سازمان در کاهش تکرار ورود سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه»، مقرر شد این شاخص بهصورت لحظهای و به تفکیک هر کارشناس پایش شود و در صورت مشاهده موارد، فیدبک از طریق ایمیل به کارشناس اعلام گردد.
بر این اساس: ۳ مرتبه دریافت فیدبک: ورود به فرایند PIP
تکرار مجدد پس از PIP: ورود به فرایند Exit
هدف از این روند، کاهش رفتوبرگشت سفارشها، افزایش دقت در بررسی اولیه و جلوگیری از تحمیل لود کاری اضافه به تیمها و تأخیر در صدور بیمهنامه است. لطفاً از این پس، بررسی کامل سفارش، ثبت پیشنویس در تمامی موارد امکانپذیر و درج کد رایانه در کامنت، بهمنظور جلوگیری از ورود مجدد سفارش به استیت «اطلاعات اشتباه»، مورد توجه جدی قرار گیرد.
با تشکر از همکاری شما